Zeitplanbücher und Kalender

Zeitplanbücher haben in den letzten Jahren einen richtigen Boom erlebt. Inzwischen bekommt man sie sogar im Supermarkt. Sie beinhalten u.a. auch einen Kalender, aber meist auch noch viele andere nützliche Arbeitsblätter oder sogar auch eine Datenbank.

Die Erfahrung zeigt, dass jedes Zeitplansystem nur so gut ist, wie die Benützung durch den Anwender, egal wie hoch der Preis ist. So kann ein billiges System von 10 € genau denselben positiven Effekt haben wie ein teures um 200 €.

Man muß einfach ausprobieren, womit man glücklich wird und sich mit KollegInnen austauschen, was wirklich praktisch ist. Über den perfekten Kalender läßt sich trefflich streiten, weil jeder einen anderen anstreben wird!

So wie die Landkarte hilft, eine Reise zu planen, so hilft der ideale Kalender die Reise durch die Zeit zu planen. Jeder Kalender braucht einen Informationsteil (was ist los an diesem Tag) und einen Aktionsteil (was muß ich tun an diesem Tag). Computerkalender kommen der Lösung des Problems nahe. Ihr Nachteil ist allerdings, dass man auf den Rechner angewiesen wird.

Ich verwende einen Computerkalender, den ich einmal pro Woche ausdrucke, für die nächsten 2 Monate. Ich mache davon Kopien für meine Familie, so weiß jeder wo und wie ich erreichbar bin. Ergänzungen während der Woche trage ich handschriftlich ein.

Der Kalender sollte immer nur als Planungshilfsmittel angesehen werden. Viele Menschen fangen an, sich von ihm - ganz mechanisch - bestimmen zu lassen. Besonders zu feine, vorgegebene Zeitraster verführen zum Überplanen. Hier sollte man sich die Freiheit bewahren und nicht zu fein planen, damit man sich nicht zu viel vornimmt.

Ein wesentlicher Nachteil bestehender (Buch-) Kalender sind die festen Zeitgrenzen, z.B. das Jahr. Und dass man sehr viel leeres Papier mit sich herumtragen muß, sowie dass man alle Dauertermine - wie Geburtstage - immer wieder neu eintragen muß.

Der ideale Kalender trägt alle relevanten externen Termine automatisch ein, von den Terminen der Müllabfuhr bis zu den Sendezeiten interessanter Sendungen im Fernsehen oder Radio und erinnert mich an wichtige Termine durch ein Signal.

Wer stark von Zyklen abhängig ist (Menstruation bei Frauen, Mondzyklus bei mir) trägt sich auch diese Termine im Voraus ein. Sie helfen besonders günstige oder auch ungünstige Tage für spezielle Termine zu finden.

Wesentlich komplizierter werden Terminkalender für Gruppen. Die Nato z.B. beschäftigte ganze Abteilungen, nur um die Termine ihrer Führungskräfte zu koordinieren. Hier kann man sich nur durch ausgereifte Software etwas weiterhelfen. Und man kann Routine-Meetings festlegen, die zum festen Zeitpunkt und mit definierter Teilnehmerschaft stattfinden. Aber selbst dann werden in einer sich ständig und rasch ändernden Welt Termin- und Abstimmungsprobleme weiter bestehen bleiben.

Es gäbe viel zu überlegen, wie der perfekte Kalender sein sollte. Letztlich wird er die meisten Eigenschaften eines perfekten Sekretärs haben.

Meiner Meinung nach lohnt es sich also, sich hier selbst zu helfen und Zeit und Mühe in den Entwurf seines eigenen, persönlich perfekten Kalenders zu investieren. Und zu beobachten, wie die technische Entwicklung hier weiterschreitet. Gerade die Kombinationen aus Handy, Computer, Internet, Armbanduhr wird hier sicherlich rasche Fortschritte bringen.

Zum Schluß wiederhole ich noch einen einfachen Tip, den man mit jedem Zeitplanungssystem durchführen kann. Für jede Ressource, die man nur gelegentlich nutzen kann, eine Merk-, Check- oder Todo-Liste einfügen. Wer z.B. nur gelegentlich im Internet Surfen kann, dem hilft diese Surf-Liste dann am Computer die Arbeiten, die man sich notiert hat, durchzuführen. Wer dies nicht macht, sitzt sonst ziemlich planlos vor dem Rechner und wird vieles vergessen haben. Oder wer gelegentlich nach USA kommt, schreibt seine Ideen und Kaufwünsche in eine USA -Liste. Wenn er dann dort ist, wird er nichts mehr vergessen und z.B. Produkte erwerben, die er in Deutschland nicht bekommt.