Präsentationen

Je nach Zuhörerkreis wird man verschiedene Formen der Präsentation wählen müssen. Wenn man z.B. vor Arbeitskollegen auch Probleme aufzeigen darf oder offene Fragen für die Zukunft stellt, so wird diese Art vor einem Managerkreis nicht angebracht sein.

Manager wollen Lösungen sehen. Sie stimmen Lösungen zu, wenn diese ein gutes Gefühl bei ihnen erzeugen.

Manager wie Öffentlichkeit bevorzugen Bilder, Grafiken, die Zusammenhänge vereinfachend darstellen und Erzählungen, die leicht verstanden werden. Die Übersichtsbilder dieses Buches sind etwa der Stil dieser Präsentationen. Hingegen ist der Text dieses Buches erklärend, ein Stil der besser zu Arbeitskollegen oder auch an die Universität paßt.

Soll eine Präsentation vor verschiedenen Zuhörerkreisen gehalten werden und man benötigt die Zustimmung von allen, dann ist es notwendig, mit möglichst wenig Text und Daten auszukommen. Es heißt nicht umsonst: Wenig Worte - Wenig Streit. Es wird dann leichter sein, dass jeder Zuhörerkreis diesem Minimum zustimmt.

Die wichtigsten Botschaften müssen am Anfang und/oder am Schluß der Präsentation sein. Dort werden sie am ehesten behalten.

Es ist in jedem Fall ein Gebot der Höflichkeit, Präsentationen so aufzubereiten, dass alle, auch die in der letzten Reihe den angebotenen Text lesen können und die Rede verstehen können. Man sollte sich nicht scheuen, mit einem Mikrofon zu arbeiten.

Bei DIN-A4 Folien kann man folgenden Test für die Lesbarkeit machen: Man legt die Folien auf den Boden, wenn man sie dann noch im Stehen lesen kann, sind die Buchstaben groß genug. Folien müssen selbsterklärend sein, damit sie auch in einem anderen Zusammenhang weiterverwendet werden können.

Hier noch weitere Hinweise für die Folienpräsentation, die helfen, die Präsentation effektiv anzuordnen und aufzubewahren. Ich schildere die Anordnung deshalb ganz genau, weil sie in deutschen Landen noch immer nahezu unbekannt ist.

Aufbewahrt werden die Folien in einem ganz normalen Ordner, z.B. einem Leitz 2 -Loch Ordner. Die Folien sind nicht in Hüllen (zuviel Gewicht, Lichtverlust bei Auflichtprojektion) sondern werden nur gelocht. Die Löcher werden mit einer Schere geschlitzt, d.h. vom Loch zum nahen Rand mit einem Schnitt aufgeschnitten, dies ist der entscheidende Trick. Dadurch ist es möglich die Folie mit einem Griff aus dem Ordner zu nehmen und auch wieder zurückzustecken, OHNE DIE MECHANIK zu betätigen. Aber festgepresst im Ordner fällt trotz Schlitzes keine Folie heraus.

Getrennt werden die Folien durch die Papier-Kopien der Folien. Auch diese sind gelocht, aber so, dass die Papierkopie (wenn der Ordner aufgeschlagen ist) links (oder oben bei Querformat) von der Folie liegt. Salopp ausgedrückt, wird das Papier auf der verkehrten Seite gelocht.

Papierkopien und Folien werden nun in folgender Reihenfolge in den Ordner gelegt.

Der Vortragende hat nun immer den geöffneten Ordner vor sich und sieht links die Papierkopie, rechts die Folie, die auf den Overheadprojektor gelegt wird. Man hat nun beim Vortrag immer die - nicht blendende - Papierkopie vor sich und kann sich auf dem weissen Blatt (= Rückseite der Papierkopie der nächsten Folie) sogar Notizen zum Vortrag der Folie machen, d.s. persönliche Notizen, die nicht mitkopiert werden (weil sie auf der Rückseite sind), wenn die Papierkopien als Vorlage für Unterlagen (hand-outs) dienen.

Dies alles liest sich viel komplizierter, als es wirklich ist. Wer es ausprobiert hat, war begeistert. Versucht es nur einmal!

Noch weitere Tipps aus der Praxis:

Sehr effektvoll sind Beamer geworden, mit denen man direkt vom Computer auf die Leinwand projizieren kann und die inzwischen fast überall anzutreffen sind. Allerdings sind sie auch riskanter. Was tun, wenn die Technik ausfällt?

Bei Powerpointpräsentation lohnt es oft, diese auch ins Netz zu legen. Die Adresse der entsprechenden URL zeigt man am Anfang des Vortrags und auch noch einmal ganz lange am Ende. Die Adresse am Anfang weist den Weg, was man mitschreiben will, die Wiederholung am Schluss ist zum Notieren, wenn einem der Vortrag gefallen hat.

Es gibt viele Kurse, um das Präsentieren besser zu lernen. Es lohnt sich, diese Chancen zu nutzen und sich auf diesem Sektor lebenslang weiterzubilden.