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Die Grundelemente für ein
bewährtes Ordnungssystem:
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Es wird jedes Arbeits- und Ordnungssystem etwas verschieden sein. Man kann aber mit allgemein erhältlicher Büroausstattung sich auch für den Privatbereich ein passendes System zurecht richten. Es wird oft vergessen, dass man die Methoden des Büros auch sehr gut Zuhause anwenden kann.
Unbedingt notwendig sind ein Ablagesystem, eine Datenbank, z.B. eine Kartei für Adressen, eine Todo-Liste und ein Kalender. Sehr wichtig ist ein Notizbuch, das man immer dabei haben kann.
Nützlich sind auch Archiv-Boxen zum Aufheben von Unterlagen für ein bestimmtes Fachgebiet. Hier wird nicht eingeordnet, sondern immer beim Suchen die Box durchgesucht.
Zur Postbearbeitung gibt es die effiziente Vorgangsweise:
- Post nur aufmachen, wenn man wirklich Zeit für die Bearbeitung hat, andernfalls vorerst liegen lassen!
- Ablegen, oder
- Sofort bearbeiten, oder sofort
- Wegwerfen, am besten in eine Papierkiste, die über mehrere Tage nicht entleert wird. Im Notfall kann ich dann immer noch Unterlagen aus der Kiste holen.
Post, die ich nicht bekommen wollte, sende ich einfach zurück mit der Aufschrift: Annahme verweigert. Das führt tatsächlich zu weniger Post.
Ganz hartnäckigen Sendern kann man mit folgendem Trick erfolgreich beikommen. Man gibt an, dass man nach Australien verzogen ist. Dazu erfindet man eine fiktive Adresse in Australien. Niemand wird dorthin Post nachsenden. Oder man gibt bei unkritischen Sendern an, dass man verstorben ist, auch dies hilft.
Auch für die Terminverfolgung bedarf es eines Systems. Dazu dient am besten der Kalender.
Eine sehr nützliche Sache ist das Minibüro in der Geldbörse. Ein Stift (am besten die Mine eines Kugelschreibers) hat in jeder Börse Platz. Dazu noch die kleingefaltete TODO-Liste, Liste mit Adressen und eine Kalender - Wochenübersicht aus dem Computer haben mir oft schon geholfen.
Nicht nur im Firmenumfeld, sondern auch privat, lohnt es sich Arbeitsblätter - wieder am besten mit dem Computer - zu erzeugen. Auf einem DIN A4 Blatt beginnt man zuerst mit einem Satz oder Stichwort, entwickelt dann einen Plan daraus und kann nach der aktiven Phase dann auch noch die Erkenntnisse der postaktiven Phase notieren. Abgeheftet im richtigen Ordner ergeben diese Arbeitsblätter sehr nützliche Hinweise oder Checklisten für die nächste Aktivität ähnlicher Art.
Ich verwende diese Arbeitsblätter gerne für Aktivitäten, die regelmäßig, aber in größeren Abständen vorkommen, wie zum Beispiel der Gang zum Finanzamt, die Fahrt zum TÜV oder auch zur Vorbereitung von Festen.
Einige Ordner wird jedermann/frau brauchen, hier eine Checkliste:
- Wichtige Dokumente (Originale in Plastikhüllen, Papierkopien anbei)
- Adressen, Verteiler, Kontakte, am besten neben dem Telefonbuch, DIN A4 auch hier!
- Alles, was mit Geld zu tun hat: Versicherungen, Gehaltszettel, Zertifikate, (am besten natürlich die Originale im Schließfach und im Ordner nur Kopien)
- Image - Ordner, das Dossier über mich selbst
- Tageskopien (d.s. Kopien von meinen Briefen, Bestellungen, Aufträge u.a.m.,) geordnet nach Datum, d.h. das Neueste einfach oben draufgelegt.
- Garantiescheine und Gebrauchsanleitungen, immer mit Datum und Rechnung versehen
Bewährte Organisationshilfen
An verschiedenen Stellen im Text wird ein Hinweis auf 'Bücher' (in denen man sich Wichtiges für sich merkt) gegeben, die ich hier zusammenfasse. Wer ein Zeitplanbuch führt, für den werden diese 'Bücher' einfach Abschnitte in seinem Ringbuch sein, für alle anderen gebe ich den Tip vom Schriftsteller Carl Zuckmayer weiter, sich auf DIN A6 Notiz-Heftchen (Sparbuchformat) zu beschränken. Diese kann man noch leicht in die Jackentasche oder Brieftasche stecken und hat sie damit leichter dabei, wenn man sie braucht. Und gefaltet hat auch ein DIN A4 Blatt Platz in ihnen. Einige dieser Bücher wird man auch per Computer führen können. Aber dies ist nur dann empfehlenswert, wenn wirklich regelmäßig Backups gemacht werden, was meiner Erfahrung nach die wenigsten tun!
Gesundheitsbuch
Ein DIN A6 Heft, mit eingeklebtem Impfpass (beim Arzt oder Gesundheitsamt gratis erhältlich). Eingetragen werden alle größeren Krankheiten, alle Operationen und Krankenhausaufenthalte, alle Impfungen, Daten zu Dauermedikamenten (Dosierung, Beginn der Einnahme), wichtige Körper-Daten (z.B. Brillenstärke). Wer will, kann darin auch noch wesentliche Krankheiten und Schwachstellen seiner Eltern eintragen. Aufbewahrt wird das Gesundheitsbuch in einem verschließbaren Schrank.
Joy-Book, Freudenbuch
Das ist bei mir ein dickes, schön gebundenes DIN A6 Buch, das immer neben meinem Fernsehsessel liegt und das auch jedem Urlaub dabei ist. Freuden, die mir unterwegs begegnen trage ich in mein Notizbuch ein und übertrage sie ins Joybook. Im Joybook sind auch Zeichnungen, eingeklebte Gedichte, Eintrittskarten und anderes, das mich an Freude erinnert.
Wünsche, die ich mir dann erfüllt habe, werden mit Datum im Joybook abgehakt.
Das Joy-Book enthält damit sowohl gewünschte, wie auch erfüllte Freuden. Es ist so etwas wie ein Tagebuch, aber ohne die negativen Aspekte. Wie ich aus Gesprächen weiß, hat es damit bei vielen Menschen eine große therapeutische Wirkung und das bei ganz geringem Aufwand.
Meine jüngeren Studenten finden das Joy-Book lächerlich. Andererseits weiß ich von meiner Server-Statistik, dass mein Joy-Book im Internet ein Bestseller geworden ist. Wahrscheinlich muß man erst einige Krisen durchmachen, um dessen Sinn zu verstehen.
Notizbuch
Sehr kleines (10 cm * 7 cm, etwa DIN A7) Klappbüchlein, mit Einlagen. Man bekommt es oft als Werbegeschenk, aber sowas gibt es auch (in den verschiedensten Ausführungen) in jedem Schreibwarenladen. Wichtig ist, dass man darin auch einen Stift noch anbringen kann und man genügend Einlagen auf Vorrat hat, man wird - bei richtiger Benützung - viele davon brauchen. Meines hat noch ein kleines Extrafach, darin in eine Addressliste und ein 20 € Schein (für Notfälle). Da ich noch andere kleine Zettel darin unterbringen muß, halte ich das Notizbuch mit einem Gummiband zusammen. Das verhindert auch, dass es zu leicht aus der Hemdtasche oder Hosentasche rutscht.
Viel Intelligentes läßt sich auch mit den Haftnotizen (Post-it) von 3M gestalten. Ihr Hauptvorteil ist das einfache Clustern (Zusammenfügen und Wiederauseinandernehmen), dadurch erspart man sich das Neuschreiben des Textes. Wer diese Blöcke an allen Aufenthaltsstellen (Schreibtisch, Telefon, Bett, WC, Essplatz...) aufliegen hat, kann sofort seine Gedanken notieren und später dann zu einer TODO Liste bündeln.
Adreßbuch
Das ist bei mir dreigeteilt. Die Hauptinformation ist in Ordnern, jeder Kontakt hat darin (mindestens) eine DIN A4-Seite. Darin sind auch Briefe, Zeitungsausschnitte etc., Unterlagen von Geburtstagsfeiern, alles was zu diesem Menschen gehört.
Alle Telefonnummern sind in einer Liste, klein gedruckt und in der Geldbörse. Alle Adressen, die ich z.B. brauche, um im Urlaub Grüße zu schicken, sind - ebenfalls klein gedruckt - auch auf einem Blatt Papier und in der Geldbörse, sowie im Notizbuch.
Extrem bewährt haben sich - in diesem Zusammenhang - die CD Roms und Internetauskunft für Telefonnummern. Seit ich diese habe, brauche ich auch keine Telefonbücher mehr und die stetig steigenden Preise der Telefonauskunft sind mir egal geworden.
Taschen
Menschen mit vielseitigen Interessen empfehle ich für jedes Hobby, jeden Kurs, jede Aufgabe eine eigene Tasche mit den dafür notwendigen Inhalten bereitzuhalten. Solange man diese Taschenaufteilung nicht übertreibt, ist sie eine schnelle und einfache Methode, immer alles notwendige dabeizuhaben, ohne groß darüber nachdenken zu müssen.
Wenn die Taschen unterschiedlich ausschauen ist auch die Verwechslungsgefahr gering. Muss der Inhalt ausgetauscht werden, z. B. bei Sporttaschen, deren Inhalt gewaschen werden muss, muss dies sofort beim Eintreffen zu Hause geschehen, sonst gibt es auch mit den Taschen Chaos.
TODO Liste
Immer noch beliebt (besonders bei älteren Herren) ist das Lochkartenformat (das Format der Flugscheine). Da es schmal und lang ist, kann man es leicht in Hemd- oder Brieftasche unterbringen, der etwas steife Karton macht es angenehm zum Halten und Raus- und Reinschieben. Und man verbindet angenehme Erinnerung an seine Jugend damit.
Brillen-Stift-Kamm-Etui
Alle, die ab 40 dem Klub der Brillenträger angehören, haben folgendes Problem. Zum Unterschreiben brauchen sie die Brille. Also habe ich mir ein kleines Etui anfertigen lassen, das neben der Brille auch einen Schreibstift hat. Damit habe ich immer das richtige Gerät beisammen. (Es ist unglaublich, dass die Industrie noch nicht geblickt hat, dass man sowas braucht, aber ich habe noch nirgendwo so ein Kombi-Etui zu kaufen gesehen). Da die älteren Herren auch immer weniger Haare haben, greifen sie immer öfter zum Kamm. Also liegt es nahe, in dieses Etui auch ein Fach für den Kamm unterzubringen.
Organisation der CD Aufbewahrung
Alles, was ihr heute für die CD Aufbewahrung zu kaufen bekommt, ist für größere CD Mengen völlig ungeeignet, weil es viel zu teuer ist und viel zuviel Platz braucht. Zum Glück gibt es das perfekte System (fast) gratis. Nehmt einfach die CD-Leerkartons von eurem CD Händler mit nach Hause. Darin passen 25 Normal CDs. Ordnet die CDs nach Themen, schreibt diese vorne auf die Kartons, schiebt den Karton in ein Regal (z.B. Billy von IKEA, 60 cm breit und 200 hoch, mit 3 zusätzlichen Regalbrettern) und selbst die Unterbringung von 1000 Scheiben ist kein Problem mehr.
Mir ist dies immer noch zuviel Platz. Ich nehme die CD aus dem Jewel-Case, lege sie ins Leaflet, das Ganze kommt in eine kleine Plastikhülle. In einem CD-Leerkarton kann man jetzt 4mal soviel CDs unterbringen, d.h. mindestens 100 Stück. Das reicht jetzt auch für Diskjockeys.
Wer noch immer ein Platzproblem hat, der mache es sowie ich und brenne sich eigene CDs, wo nur noch die brauchbaren Titel drauf sind und die volle Speicherkapazität (80 min) genützt wird. Dies bringt eine weitere Platzreduktion um den Faktor 3-4! Zum Finden dieser Titel wird man dann allerdings eine Computerdatenbank brauchen. Damit genügt man aber auch den Anforderungen eines kleinen Radioarchivs.
Viele speichern auch alles im MP3 Format auf ihrer Harddisk. Dies ist sicherlich die praktischste Aufbewahrungsart und wenn man die CDs in höchster Qualität rippt, hört man auch keine Unterschiede mehr.
Mehr Tipps dazu findet man in meinem riesigen Musikarchiv, der Inselliste.
Wichtig ist, dass man wirklich mit Routine und regelmäßig diese Arbeits- und Ordnungssysteme nutzt. Nur dann werden diese stets verbessert und den sich verändernden Bedürfnissen angepaßt. Nötig ist, dass man auch bereit ist, Geld dafür auszugeben. Speziell beim Computerkauf kann dies eine ganz ansehnliche Summe werden. Dieses Geld ist aber eine gute Investition. Man darf sich bei den Utensilien auch etwas Luxus leisten, es macht einfach mehr Spaß, mit hochwertigem Gerät zu arbeiten.
Nachdem ich schon viele Jahre meine Vorträge zu diesem Thema halte, hat sich als wichtigstes Ordnungsprinzip das Aufschreiben herausgestellt. Wer sich früh darin übt, die zu erledigenden Tätigkeiten sich nicht merken zu wollen, sondern sie sich - mit System - aufzuschreiben, wird - bis ins hohe Alter - viel dabei gewinnen. Aufpassen muss man aber, dass man sich nicht überorganisiert. Ordnung ist kein Selbstzweck, sondern nur ein Hilfsmittel!
