Elektronische Kommunikation, E-Mail

Mit dem explosionsartigen Ausbreiten der elektronischen Netzwerke (z.B. dem INTERNET und den firmeninternen Intranets) wird auch die E-Mail immer mehr Bestandteil der Kommunikation. Neben den Eigenschaften des niedrigen Preises im internationalen Nachrichtenaustausch sind vor allem die Zeit- und die Ortsunabhängigkeit wesentliche Vorteile, die kaum durch andere Medien erreicht werden.

So kann ich von jedem Ort der Welt (an dem es einen Telefonanschluß gibt) Nachrichten an jeden anderen Menschen schicken (der eine E-Mail Adresse hat) und diese Nachricht erreicht ihn, ganz egal wo sich dieser befindet. Auf diese Art und Weise können Menschen virtuelle Büros immer mit sich tragen, wenn sie nur die entsprechende technische Unterstützung dabei haben (z.B. Notebook und Telefon).

Diese Zeit- und Ortsunabhängigkeit muss bei den Nachrichtentexten berücksichtigt werden. So sind Termine und Orte immer vollständig und konkret anzugeben, diffuse Begriffe wie 'heute, morgen, hier' werden sinnlos.

Obwohl E-Mail in seiner Gesamtheit unvergleichlich und damit unschlagbar ist, so ist es kaum ein Kommunikationssystem, dass alle befriedigen wird. Es eignet sich eher für kurze Nachrichten, es ist dann langsam, wenn die Beteiligten nicht regelmäßig am Rechner sitzen und es kann praktisch von jedem gelesen und auch manipuliert werden.

Schreib nur das in eine E-Mail, was du auch auf eine Postkarte schreiben würdest.
Deine Nachricht wird nicht nur vom angegeben Empfänger gelesen.
Nur kurze Nachrichten werden wirklich gelesen.
Bestätige immer den Erhalt einer persönlichen Nachricht.
Bevor du viel schreibst, teste ob deine Nachricht auch ankommt.
Kopiere Menschen, deren Namen du erwähnst.
Wer nicht einmal in der Woche sein Postfach leert, sollte keine E-Mail Adresse angeben.

Wunderbar ist E-Mail für die Kommunikation unter Freunden, z.B. um Termine zu synchronisieren und um im lockeren Kontakt zu bleiben. Völlig ungeeignet ist es, um Probleme auszuräumen oder um schwierige Sachverhalte zu schildern. Ich merke dies vor allem bei den vielen Fragen, die an mich herangetragen werden und bei denen ich oft nicht helfen kann.

E-Mail eignet sich gut zum Übermitteln kurzer, schlechter Nachrichten. Wie früher bei einem Telegramm überlegt man sich als Sender den Text genau und man kann als Leser ganz intim dann den Text - u.U. wiederholt - studieren und so die schlechte Nachricht besser verdauen.

Die Kosten für E-Mail sind im Sinken, aber immer noch ist soviel technisches Know-How notwendig, dass E-Mail noch nicht das Medium für jedermann ist. Aber wenn die Kindergeneration heranwächst, die heute mit dem Computer schon im Kinderzimmer konfrontiert wird, dann wird E-Mail (oder was dann auch immer als Weiterentwicklung zur Verfügung stehen wird) eine Riesenverbreitung bekommen.

Besser durchsetzen wird sich E-Mail erst, wenn jedermann/frau eine feste, eventuell sogar für die Lebenszeit stabile, Mail-Adresse hat, wenn es abhörsicher wird und wenn der Mißbrauch unter Kontrolle kommt. Heute ändern sich die Adressen so schnell, dass von einem sicheren Erreichen der Kommunikationspartner keine Rede sein kann! Positiv ist, dass man dadurch vor dem Riesenmüll auf diesem Medium, genannt SPAM (=Hundefutter), geschützt bleibt!

In der Praxis wird man drei E-Mail Adressen brauchen, damit man sich besser vor unerwünschten Mails schützen kann (eine, die man am häufigsten verwendet, aber niemandem, außer den Arbeitskollegen gibt; eine, die man veröffentlicht und vielleicht einmal am Tag abfrägt; und eine, die man z.B. beim Anmelden bei Suchmaschinen und anderen Services angibt, aber sonst nicht verwendet und vielleicht einmal pro Woche abfrägt. Wer viel reist, wird auf jeden Fall ein von Mail-Programmen unabhängige Adresse schätzen (z.B. bei gmail.com).

Schutz vor unerwünschten Mails (SPAM)

Junk-Mail Filter konsequent setzen
Interne Arbeitsadressen nicht veröffentlichen
(oder nur als "Bild" angeben!)
Fürs Anmelden bei Diensten unkritische Adressen angeben
Mails an Gruppen nur mit BCC (Blind Carbon Copy) versenden
gmail.com einsetzen, hat einen optimalen SPAM filter
Vermüllte Adressen für immer aufgeben

Ich benutze selbst E-Mail seit vielen Jahren. Inzwischen zeigt sich, dass meine Kontakte - außer mit den Menschen, die ich regelmäßig persönlich treffe - sich immer mehr auf E-Mail einspielen. Das heißt, wer ohne elektronische Adresse ist, den werde ich eher aus dem Gesichtskreis verlieren als andere.

Enttäuscht haben mich viele große Organisationen. Sie geben zwar E-Mail Adressen an, aber haben keine Ahnung, wie man damit umgeht. Da gibt es noch viel zu verbessern! Der häufigste Fehler ist die viel zu lange Antwortzeit. Da es offenbar schwierig ist, die verantwortliche Stelle für eine korrekte Antwort innerhalb der Organisation zu finden, kann es Wochen dauern, bis dann eine Antwort kommt. Dies kommt 'keiner Antwort' gleich. Abhilfe schafft ein 'automatisches Acknowledgement', eine kurze, automatisch generierte Bestätigung für den Eingang der E-Mail, eventuell mit einer Referenznummer. Und, wie im Briefverkehr, sollte man dann nach drei Tagen entweder eine Antwort oder einen Zwischenbescheid haben.

Auch unter Bekannten sind nicht alle Mails erwünscht. Zu große Anhänge (Attachments), z.B. Bilder in Originalgröße, unsinnige PPS und Videos trüben oft die Freude und penetrante MLM (Multi Level Marketing, Strukturvertriebe) Versuche stehlen einem die Zeit. Wie auch bei anderen Kommunikationskanälen ist es nicht falsch zu fragen, ob man stört und zu melden, wenn man gestört wird.

Als einfachen Anhaltspunkt für die Akzeptanz elektronischer Medien ist das Lebensalter des Microsoft-Chefs Bill Gates (*1955) zu sehen. Alle die jünger sind als er, werden diese Medien problemlos akzeptieren und beherrschen, alle älteren werden dies nur in Ausnahmefällen tun.

Es ist zu erwarten, dass mit technischem Fortschritt auf dem Gebiet der Telekommunikation deren Vision dann erreicht wird: Jeder kann mit jedem überall und jederzeit kommunizieren!